het informatiefunctie model

Het informatiefunctiemodel is ondersteunend aan de volgende CORA-principes:

Principe 1: De doelstelling en inrichting van de bedrijfsvoering zijn bepalend voor de inrichting van de informatievoorziening en de inzet van IT. Vanuit de inrichting van een proces wordt de vertaling gemaakt naar informatiefuncties en informatiesystemen waarbinnen de gegevens worden opgeslagen.

Principe 2: Het draagt bij aan een branchebreed begrippenkader.

Principe 3: Bij veranderingen wordt gestuurd op de integrale samenhang. Het model maakt via de informatiefuncties de relatie inzichtelijk tussen processen, gegevens en informatiesystemen die binnen de eigen organisatie worden gebruikt. Bij veranderingen in bijvoorbeeld de structuur van een gegevensverzameling of aan het informatiesysteem waarbinnen de gegevens zijn opgeslagen, kan direct worden gezien op welke processen dit effect heeft.

Om processen in te richten en daadwerkelijk uit te voeren zijn mensen en middelen nodig: personeel, gebouwen, telefoons, websites, balies, vervoersmiddelen, informatiesystemen, enzovoorts. Bij de uitvoering van processen wordt steeds informatie verwerkt, waarbij informatiesystemen een belangrijke rol spelen. Er zijn ook fysieke processen waar informatieverwerking om heen plaatsvindt. Verder zijn sommige processen alleen maar informatieverwerkend (denk hierbij aam financiële processen).

De informatiebehoefte geeft vanuit de processen de behoefte aan informatie en functionaliteit van informatiesystemen aan. Als er bijvoorbeeld een huurovereenkomst wordt afgesloten, is er behoefte aan informatie over de klant en over de verhuurbare eenheid en zal de overeenkomst geregistreerd moeten worden. De verwerking van gegevens binnen een informatiesysteem kan al dan niet geautomatiseerd plaatsvinden.

Het informatiefunctiemodel beschrijft de totale functionaliteit waarmee de informatiebehoefte van een organisatie wordt ingevuld. Informatiefuncties zorgen dat het proces voorzien wordt van de benodigde informatie zodanig dat de aan het proces gestelde eisen kunnen worden gerealiseerd. Om de daarbij benodigde gegevens te duiden heeft CORA een generiek gegevensmodel opgenomen. De informatiefuncties vormen zo een schakel tussen processen en gegevens. Ze zorgen dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de gegevens. Het informatiefunctiemodel biedt de mogelijkheid om te voorkomen dat onnodig dezelfde functionaliteit om meerdere plaatsen in het applicatielandschap worden geïmplementeerd.

Informatiefuncties zijn dus groeperingen van functionaliteiten die ten dienste staan van de informatieverwerkende processen. Informatiefuncties gaan uitsluitend over informatie en gegevensverwerking, dus de functies die uiteindelijk door informatiesystemen kunnen worden verzorgd. Het gaat om raadplegen (lezen) of bewerken (creëren, muteren en verwijderen) of berekenen van gegevens. Voor het plannen en uitvoeren van onderhoud krijgt de monteur bijvoorbeeld informatie over adres, aard van de werkzaamheden, benodigde tijd uit het informatiesysteem. En na de reparatie registreert hij bijvoorbeeld de reparatietijd en gebruikte materialen. Het informatiefunctiemodel wordt gebruikt om te laten zien welk informatiesystemen welke informatiefunctie levert en welke gegevens daarbij nodig zijn.

informatiefuncties staan ten dienste van de processen en vormen de toegang tot gegevens. Uit de naamgeving van informatiefuncties blijkt dat het gaat om een (informatie)dienst.

In onderstaand schema zijn de informatiefuncties weergegeven. Uitgangspunt is om elke informatie­functie slechts eenmaal te benoemen. Ook is ervoor gekozen de informatiefuncties te clusteren.

informatiefuncties in schema

Naast de informatiefuncties zijn ook communicatiekanalen en kernregistraties opgenomen.

Communicatiekanalen zijn van belang om aan te geven via welke media een woningcorporatie met de buitenwereld communiceert. Een medium is een fysieke omgeving of drager waarlangs communicatie kan plaatsvinden. Voorbeelden zijn papier en digitale media. Een communicatiekanaal is een communicatietechniek die gebruik maakt van een medium; het is meer specifiek dan een medium, het is een bepaalde manier om een medium te gebruiken. Bijvoorbeeld, een berichtenbox is een ander kanaal dan gewoon e-mail, hoewel beide gebruik maken van het medium internet. Dit is dus een scherpere definitie van het woord 'communicatiekanaal' dan in het algemene taalgebruik: gangbare termen zoals 'telefoniekanaal' en 'internetkanaal' zijn niet precies genoeg om een informatiearchitectuur mee te beschrijven. In CORA wordt aandacht besteed aan alle communicatiekanalen waarmee klanten contact leggen met de woningcorporatie en andersom. Denk hierbij aan internet (webformulieren, self-service-mogelijkheden, sociale media, e-mail), telefonie (callcenter), post, balie en persoonlijk contact via bijvoorbeeld accountmanagers of tussenpersonen.

Kernregistraties zijn de functies voor het beheer van de gegevens. Dit zijn de gegevensdomeinen die in feite de logische ordening van de kernregistraties bepalen.

Het informatiefunctiemodel bevat een groot deel van de functionaliteit die nodig is voor de processen uit het procesmodel. Functionaliteit die in deze versie van het functiemodel nog niet opgenomen is, heeft betrekking op de sturende processen en op die ondersteunende processen die te maken hebben met de interne levering van diensten (Facilitair, HR, IT).